Biblioteca de documentos

La biblioteca de documentos es el lugar central donde guardas archivos que usas con tus clientes: contratos, facturas, folletos, imágenes y más. Puedes organizarlos con categorías y etiquetas, conservar el historial de versiones, compartirlos, solicitar firmas y enviarlos desde el Buzón.

Botones superiores

Filtros

Tarjetas de documento

Cada tarjeta muestra el nombre (clic para abrir el detalle), categoría, estado, descripción opcional, tamaño, fecha de subida, extensión del archivo y hasta tres etiquetas.

Menú de la tarjeta (tres puntos)

• Ver — Abre la página de detalle del documento
• Descargar — Descarga el archivo a tu dispositivo
• Editar — Cambia nombre, categoría, descripción, etiquetas o sube una nueva versión del archivo
• Archivar / Restaurar — Oculta documentos activos de la lista habitual o recupera los archivados
• Eliminar — Elimina el documento de forma permanente tras confirmación

Si la lista está vacía, usa Sube tu primer documento para empezar. Los resultados se paginan cuando tienes muchos archivos.

1. Escribe un nombre de documento (obligatorio).
2. Elige un archivo: PDF, Word, Excel, TXT, JPG o PNG. Tamaño máximo 100 MB.
3. Opcionalmente elige una categoría, escribe una descripción y añade etiquetas separadas por comas.
4. Elige dónde guardar el archivo: en la plataforma (Local) o en almacenamiento en la nube si tu cuenta lo tiene configurado.
5. Define el estado en Activo (visible y usable) o Borrador (guardado pero no listo).
6. Pulsa Subir documento. Aparece una barra de progreso mientras se sube el archivo.

La página de detalle muestra la información completa: nombre del archivo original, tamaño, tipo, categoría, estado, número de versión actual, fecha de creación, descripción y etiquetas.

Botones superiores

• Descargar — Guarda el archivo actual
• Editar — Actualiza los datos o sustituye el archivo
• Volver — Vuelve a la lista de la biblioteca

Acciones rápidas

• Compartir con contacto — Da acceso a un contacto a este documento
• Crear enlace público — Genera un enlace que otros pueden abrir sin iniciar sesión
• Solicitar firma — Pide a alguien que firme este documento
• Archivar / Restaurar — Cambia el estado del documento
• Eliminar — Elimina el documento de forma permanente

Si el documento se ha compartido o tiene solicitudes de firma, los paneles de la derecha muestran con quién se compartió y el estado de cada firma.

Historial de versiones

Desde el detalle, abre Ver todas las versiones para ver cada versión guardada, quién la cambió, descargar copias anteriores o restaurar una versión pasada.

En la página de edición puedes cambiar nombre, categoría, descripción y etiquetas. Para crear una nueva versión, sube un archivo de reemplazo (la descripción del cambio explica qué cambió). Deja el campo de archivo vacío para conservar el actual.

Las categorías agrupan documentos (por ejemplo Contratos, Facturas, Marketing). Cada categoría puede tener nombre, descripción, color y categoría padre opcional.

1. Abre la página Categorías de documentos dentro del módulo Documentos.
2. Pulsa Crear categoría y completa los datos.
3. Usa Editar o Eliminar desde el menú de cada tarjeta de categoría cuando lo necesites.
4. Al subir o editar un documento, elige la categoría en el desplegable.

Las categorías también aparecen como filtro en la lista principal de la biblioteca.

Las plantillas son documentos reutilizables con marcadores (variables) que rellenas al generar un archivo nuevo. Úsalas para contratos, presupuestos o cartas que envías a menudo.

• Filtra la biblioteca principal por Tipo → Plantillas para ver las tarjetas de plantillas.
• Abre la página Plantillas de documentos para crear plantillas, ver las más usadas y generar documentos a partir de una plantilla.
• Cada plantilla muestra sus variables y cuántas veces se ha utilizado.

Cada vez que subes un archivo nuevo al editar, se guarda una nueva versión. La página de historial muestra estadísticas y una tabla con número de versión, tamaño, quién lo cambió, descripción del cambio y fecha.

• Ver — Abre los detalles de esa versión
• Restaurar — Hace que una versión anterior sea la actual
• Descargar — Descarga esa versión concreta

Compartir con un contacto

Desde Acciones rápidas en el detalle, usa Compartir con contacto para dar acceso a un contacto concreto a ver o descargar el archivo.

Enlace público

Crear enlace público genera una URL compartible. Quien tenga el enlace puede ver o descargar según el nivel de acceso configurado. Puedes revocar enlaces después desde la lista de compartidos.

Panel Compartido con

Si hay compartidos, el detalle lista contactos, conversaciones o enlaces públicos con su nivel de acceso.

Desde Acciones rápidas, pulsa Solicitar firma para abrir el formulario de solicitud.

1. Elige el tipo de firmante: Externo (cualquier persona), Usuario (miembro del equipo) o Contacto (de tus contactos).
2. Escribe el nombre del firmante y, opcionalmente, un correo para la notificación.
3. Elige el método de firma: dibujar en pantalla, escribir el nombre o subir una imagen.
4. Indica el orden de firma si varias personas deben firmar en secuencia.
5. Envía la solicitud. Consulta el estado en el panel Firmas del detalle del documento.

1. Abre una conversación en el Buzón.
2. Pulsa el menú + en el área de mensajes.
3. Elige Desde biblioteca.
4. Selecciona un documento activo de la lista, añade un pie de foto opcional y envía.
5. El archivo llega al cliente por WhatsApp como cualquier otro adjunto.

La subida falla o va muy lenta

Comprueba que el archivo pese menos de 100 MB y use un formato permitido. Los archivos grandes muestran barra de progreso; espera a que termine antes de salir de la página.

El documento no aparece en el selector del Buzón

El documento debe estar Activo. Cambia de Borrador a Activo al subir o editar, o restaura si estaba archivado.

No veo el menú de la biblioteca de documentos

Esta sección es del dueño de la cuenta. Si eres agente, pide al dueño que suba los archivos o los envíe por ti.

Opción de almacenamiento en la nube no disponible

Si al subir solo aparece Local, el almacenamiento en la nube no está configurado en tu cuenta. Los archivos se guardan en la plataforma.

• Enviar listas de precios o catálogos desde el Buzón sin volver a adjuntar cada vez
• Guardar contratos firmados y seguir el estado de las firmas
• Compartir guías en PDF con clientes mediante enlace público
• Generar documentos personalizados desde plantillas con variables
• Conservar historial de versiones al actualizar condiciones o propuestas